ガイアックス総務部のishihamaです。 この記事は、Gaiax Advent Calendar の12月17日の記事です。
総務って何してるの？
まず、総務のお仕事を簡単にお話したいと思います。
総務では、日々の業務でオフィスの備品管理、設備管理、受付対応、電話対応、郵便物の配布、社内行事の企画運営、などを幅広く担当しています。
その他に突発的な業務も入ったりします。こんな感じで多岐に渡って、いろいろな業務をしています。
問題が多発
人数が増えると共にお互いの業務量、タスクの進捗状況が全く見えなくなり、どんどん俗人化をしていき、お互いが何をやってるかわからないというような、とても雰囲気が悪い状況になってしまいました。
このタスク管理をどうにかしたい、総務内や会社内に総務の業務を公開したいと思いツールを探していました。
タスク管理ツールの利用
最初はタスク管理ツールを使って、個々に自分の業務をタスク管理していました。
タスク管理ツールを使うことで、以下のことを総務内メンバーで共有していました。
＜共有していた内容＞
- 誰がどの業務を担当しているのか
- 業務がどれくらい進んでいる（どんな状況か）を把握する
これで総務内の共有は大丈夫！と思っていたのですが・・・ 実際使ってみると、次の問題点が発生しました。
＜問題点＞
- タスクの量が多く、気づけば担当者でないとタスクの状況が分からない
- タスクの長期化などもあり、どれが優先タスクかが分からない
- ちょっとした連絡事項を共有するのには向いてない
まず、タスクの量が多く、そのタスクの長期化もあったりで、タスクがどんどん埋もれていきました。
都度、検索しないとタスクを探せないこともありました。もっと効率よく管理できる方法はないのかな？
とまた新たな施策を検討
総務かんばん化
ちょうどその頃総務でスクラムをやっていて、その中の『かんばん』を教えてもらえました。
付箋でタスク管理をするなんて初めてのこと。どうなることかとおもいましたが、、総務のタスクが見える化されて、タスク管理がもっと分かりやすくなる！とかんばん化を決定。
導入当時の総務の『かんばん』はこんな風に使っていました。
＜総務かんばんルール＞
- 担当者ごとに付箋紙の色を決める。←色を見れば、誰が何をやっているか分かる！
- ToDo/Doing/Doneのところは、ToDo：今日やること Doing：保留中 Done：完了
【最初の総務かんばん】
実際に使ってみると・・・
＜よかったこと＞ ・誰がどんなタスクをしているかが、明確になった
＜問題点＞ ・優先順位が分からず、次にどのタスクを進めればいいか迷った ・付箋紙の量が多すぎて、気づいたらタスクが埋もれていた ・ちょっとした連絡も付箋紙の量が多い時は埋もれていた
総務オリジナルのかんばん
かんばんを使って、総務メンバーのタスクの見える化はできたけれど、その他の問題点は残ったままでした。総務で使いたいかんばんとは？を改めて考え以前、ヴァル研究所さんへ見学に行ったときにいろいろなかんばんのスタイルを勉強させていただきました。
どのチームも自分たちの業務に合った、かんばんを作られていたのを見て、総務も総務に合ったかんばんを作って使えばいいんだ!というのに気づきました。
総務に合った看板とは・・・
１ヵ所にメンバーが知りたい内容（メンバーの予定、タスク、連絡事項など）が全部載っているかんばん！
＜総務新かんばん＞
- 担当者別にタスク管理できるように表を作成した
- 優先度を付箋紙の色で分けて、分かるようにした
- タスク以外にメンバーの予定、連絡事項を貼る場所を作成
- KPTもこのかんばんに一緒にまとめた
【総務新かんばん】
総務新かんばんを使ってみて
突発的な業務が同時多発的に増えると、頭の中だけで組み立てることが難しく、タスクの優先順位が 整理しきれなくなり、混乱してしまうことがありました。リニューアルされた新かんばんは、とっても使い勝手がよくなり、タスクの整理・優先順位が組み立てやすくなって、楽しくなりました。
また、ふせんの色を人別ではなく、優先順位や重要度、突発業務なのかで色分けして使うことで、優先順位が見える化されて、整理・組立てしやすくなりました。今まではつい付箋が手元に溜まってしまい、重く感じることもありましたが、意識的に状況に合わせてかんばんに移動することで、終わった達成感と、タスク進捗がわかりやすくなったのが実感できるようになりよかったです。
